Gouvernance et Urbanisation du Système d'Information - Pôle ministériel
Cas client des Ministères Territoires, Ecologie, Logement
Le pôle ministériel c'est
- 37 000 agents
- 7 ministères (1)
- 9 directions générales (2) / 3 Structures Transversales (3) / Plusieurs centaines de Services Territoriaux (4)
- Une Direction du Numérique – DNum – de 350 agents sur tout le territoire
- +1 500 applications
L'objectif : la connaissance globale du SI
Au sein du Secrétariat général des ministères Territoires, Ecologie, Logement, la Direction du Numérique (DNum) s’est fixée une ambition claire :
Doter le pôle ministériel d’un outil de gouvernance basé sur la connaissance globale du Système d’information.
Le défi est de taille car avec 7 ministères et plus de 35 000 agents, cela représente environ 1500 applications à connaître, à répertorier et à cartographier.
Quand la DNum lance la démarche GUSI (Gouvernance et Urbanisation du Système d’Information), elle ne part pas tout à fait de zéro.
Des projets emblématiques, comme le programme Renoir RH*, avaient déjà permis d’esquisser les contours du SI. Mais ce premier inventaire était incomplet et s’est heurté à des difficultés de maintien et d’outillage.
(*Système d’information de gestion des ressources humaines proposé par le Centre interministériel des services informatiques relatifs aux ressources humaines)
Une démarche confiée à un Architecte Dédié
Fort de ses premiers apprentissages, la DNum confie la démarche GUSI à un architecte dédié et rattaché à son département pilotage de la transformation numérique. Sa mission est le développement de la culture de l’urbanisation auprès de 350 agents de la DNum et des référents au sein du pôle interministériel. Un de ses premiers chantiers fut la mise en place d’un outil de cartographie.
Après une phase de consultation et de « proof of concept », le choix de l’outil s’est porté sur « My Carto ».
« Nous avions besoin d’une approche très souple au regard de l’hétérogénéité des organisations, des pratiques et des attentes. La simplicité, la capacité de paramétrage et la souplesse du méta-modèle ont été déterminantes dans le choix de my Carto. »
La stratégie de déploiement retenue s’appuie sur un modèle contributif et collaboratif… sans aucune obligation.
Notre approche est très simple : nous proposons un service dont chacun est à la fois acteur et bénéficiaire. Libre à chacun d’y contribuer. Cette dynamique décentralisée s’appuie sur un duo d’outil : Wiki-SI et my Carto. Le wiki nous sert à constituer et mettre à jour les données de connaissance. My Carto nous sert à présenter ces données sous forme de cartes.
Pierre-Louis Chamelot – Conseiller en urbanisation des SI de la DNum
La démarche GUSI s’appuie sur des groupes de travail qui remontent les attentes et partagent les bonnes pratiques. GUSI fédère autour des enjeux d’urbanisation plus de 30 référents au sein :
- du Secrétariat général (regroupant l’ensemble des fonctions transversales et pilotant la stratégie de réforme ministérielle)
- des Directions générales (services métier)
- des services déconcentrés des ministères Territoires, Ecologie, Logement (services présents dans les régions et les départements)
- des établissements publics sous tutelle des ministères Territoires, Ecologie, Logement.
L'astuce "en chemin"
La démarche de mise en place s’appuie sur les Groupes de Travail. En amont, ces groupes collectent et relayent des besoins.
En phase d’usage, les groupes de travail constituent un appui à l’utilisation en relayant les bonnes pratiques. C’est également les Groupes de Travail qui assurent la priorisation des demandes d’évolution.
Résultats et bénéfices de la démarche GUSI
Si, par essence, la démarche sera toujours en cours tant les missions du pôle ministériel et les évolutions du SI sont continues, les bénéfices de my Carto sont d’ores et déjà tangibles :
- l’onboarding des nouveaux arrivants est accéléré et les prises de fonction facilitées avec la représentation du fonctionnement du SI
- les feuilles de route numérique se nourrissent des visions globales
- les moyens numériques sont mieux ciblés en identifiant où porter les efforts. « Notamment sur les quartiers vides de services rendus par le numérique »
- L’Inspection générale de l’environnement et du développement durable (IGEDD) a établi une cartographie fonctionnelle qui a permis l’établissement de sa feuille de route numérique 2023-2025. Feuille de route qui continue à évoluer avec les avancées des démarches.
- La Direction générale de l’aménagement, du logement et de la nature (DGALN) a réalisé un travail de cartographie de fond sur les domaines de son SI. Cette cartographie a pu être utilisée lors d’un appel d’offre pour bien délimiter les périmètres de la prestation attendue. Ce travail continue, lui aussi, de s’alimenter et sert à l’exécution du marché.
L'astuce "en chemin"
La DNum dispose d’une connaissance de plus en plus précise et complète du parc permettant un meilleur suivi des projets et une gestion globale et transversale. L’analyse des flux de données associées aux applications RH est emblématique de cette transversalité. Les cartes de My Carto sur ces flux ont apporté un éclairage précieux.
L’organisation du Pôle Ministériel :
(1) Les ministères du pôle :
- Ministère du Partenariat avec les Territoires et de la Décentralisation
- Ministère de la Transition Ecologique, de l’Energie, du Climat et de la Prévention des Risques
- Ministère du Logement et de la Rénovation Urbaine
- Ministère Chargé des Transports
- Ministère Chargé de la Ruralité, du Commerce et de l’Artisanat
- Ministère Chargé de la Mer et de la Pêche
- Ministère Chargé de l’Energie
(2) Les Directions Générales du Pôle ministériel :
- DGAC : Direction Générale de l’Aviation Civile
- DGEC : Direction Générale de l’Energie et du Climat
- DGALN : Direction Générale de l’Aménagement, du Logement et de la Nature
- DGCL : Direction Générale des Collectivités Locales
- DGPR : Direction Générale de la Prévention des Risques
- DGITM : Direction Générale des Infrastructures, des Transports et des Mobilités
- DGAMPA : Direction Générale des Affaires Maritimes, de la Pêche et de l’Aquaculture
- DIHAL : Délégation à l’hébergement et à l’accès au logement
- IGAM : Inspection Générale des Affaires Maritimes
(3) Les Structures Transversales :
- SG : Secrétariat Général
- CGDD : Commissariat Général au Développement Durable
- CGEDD : Conseil Général de l’Environnement et du Développement Durable
(4) Les Services Territoriaux :
- DREAL : Directions régionales de l’équipement de l’aménagement et du logement
- DIR : Directions interdépartementales des routes
- DIRM : Directions interrégionales des mers)
- 98 établissement publics sous tutelle
Pour en savoir plus – site du pôle ministériel
