Structurer et mutualiser les services numériques avec la cartographie des SI
Cas client Université Paris Saclay - Une plateforme de cartographie du SI unique, déployée pour 7 établissements et l'entité transverse.
Chiffres clés pour la cartographie des SI de Paris Saclay Université
- 50 000 étudiants / 4 500 doctorants / 220 laboratoires
- 7 établissements concernés (4 universités, 3 grandes écoles) + Périmètre commun
- 30 personnes à la DSI mutualisée / 100 comptes utilisateurs myCarto
- 674 services numériques recensés, dont 80 mutualisés
Un SI morcelé avec des enjeux de mutualisation complexes
L’Université Paris-Saclay est née du regroupement de 10 universités, 4 grandes écoles, 2 universités membres associées et 7 organismes nationaux de recherche. Un pôle d’excellence qui place l’Université au 12ème rang mondial selon le Shangaï Ranking
Initialement prévue comme une fusion complète, la démarche a évolué vers une mutualisation progressive, créant un défi majeur de gouvernance SI : exploiter l’existant, rationaliser, mutualiser et enrichir les services numériques.
Les enjeux du projet de cartographie du SI
A l’origine un projet transverse de SI Formation
La démarche de cartographie du système d’information de Paris-Saclay a été impulsée par le changement du système d’information de scolarité, dont APOGEE, utilisé par les 3 universités. Si la cartographie existait déjà au sein de deux établissements, il a fallu changer d’échelle pour adresser les enjeux du projet et la gouvernance des services numériques issus du regroupement. Chaque entité disposant déjà de son propre SI, cela amène des difficultés :
- Multiplication des applications et services numériques : application mutualisable ou spécifique, demande en service IT toujours croissante, …
- Complexité des Systèmes d’Information : avec les interfaces, les échanges de données, les redondances, … « La majorité des problèmes sont issus des flux inter applicatifs » dixit Jean-Marc Roussel
- Multiplication des outils de documentation manuels : (Excel, PowerPoint, Visio) ne permettant ni interopérabilité, ni mise à jour efficace et très souvent une connaissance non documentée détenue par quelques spécialiste
- Risque accru d’erreurs et d’impacts mal anticipés lors des évolutions SI avec une connaissance trop dépendante des personnes.
- Difficulté d’identification des briques métier clés à mutualiser en priorité.
Un SI cela coûte… mais si on ne sait ce qu’il contient, il coûte encore plus cher.
Outiller la gouvernance des services numériques communs et propres à chaque établissement
L’objectif était donc de mettre en place une solution unique de cartographie SI pour répondre à la fois aux questions opérationnelles d’une DSI d’un établissement :
- Quelles sont les applications déployées ?
- Sur quels serveurs tournent telle application ?
- Où sont les données exploitées ?
- Pour qui chaque application fonctionne-t-elle ?
Et à la fois à des questions stratégiques à l’échelle de l’établissement et du périmètre large :
- Quelle stratégie mettre en place pour un meilleur usage du numérique ?
- Comment composer entre évolutions des besoins et contraintes budgétaires ?
- Comment réussir numériquement la coopération inter établissements ?
- Comment aligner besoin, usager, mutualisation et personnalisation ?
Il faut faire des choix et pour éclairer ces choix, il nous faut des données sur nos Systèmes d’Information.
Jean-Marc Roussel – Enseignant chercheur et Référent Cartographie pour l’ENS Paris Saclay
En quelques années, j’ai vu le système d’information passer de quelques applications à plus d’une centaine. Et cela à l’échelle d’un seul établissement. Si vous additionnez tous les Systèmes d’Information des entités de l’Université de Paris Saclay, vous obtenez un SI « plat de spaghetti ».
La documentation dans des fichiers bureautiques n’est pas viable. Pour y voir clair, il est impératif de mettre en place une cartographie du SI globale et centralisée !
Dominique FIQUET – Urbaniste et cartographe du système d’information.
Une démarche de cartographie du SI mutualisée
Le projet de mise en place de MyCarto s’est structuré autour du besoin de remplacer et rationnaliser les différents systèmes de scolarités, dont APOGEE
Les étapes de mise en œuvre de l’application ont suivi une démarche classique :
Recensement des applications et infrastructures SI
- Identification des systèmes existants (applications, infrastructures, flux de données).
- Structuration d’une première version du méta-modèle.
Migration et mise en place de MyCarto
- Structuration des référentiels en 5 couches : organisationnelle, fonctionnelle, applicative et infrastructure
- Reprise des référentiels outillés et des référentiels statiques (Excel, PowerPoint) dans le nouveau référentiel unique
- Configuration des premières cartes avec le moteur graphique pour la visualisation des flux et impacts.
Automatisation et interopérabilité
- Intégration avec Active Directory pour la gestion des accès.
- Mise en place d’API pour récupérer automatiquement les données depuis des bases comme RV Tools ou des encyclopédie IT type Technopedia
Déploiement et adoption par les équipes
- Formation et sensibilisation des équipes DSI et métiers.
- Décentralisation progressive de la saisie des données pour garantir leur actualisation continue.
- Accompagnement à la conduite du changement pour sécuriser l’adoption.
- Enrichissement et évolution du méta-modèle pour traiter les élargissement de périmètre.
L'astuce "en chemin"
Dès que l’on peut automatiser une acquisition de données, nous la mettons en place.
C’est clé pour garantir la qualité des données et leur mise à jour à partir des autres autres référentiels.
Jean-Marc Roussel – Référent Cartographie pour l’ENS Paris Saclay
Jean-Marc ROUSSEL – Enseignant Chercheur et Référent Cartographie pour l’ENS Paris Saclay
Résultats et bénéfices de la démarche
Après avoir atteint un premier seuil de quantité de données dans les référentiels de cartographie, l’Université de Paris Saclay a rapidement tiré les premiers bénéfices :
- myCarto nous fait gagner un temps très important sur les projets. Nous gagnons également en efficacité sur les projets.
- La préparation des dispositifs de communication auprès des usagers est simplifiée. Par exemple pour un arrêt de serveur avec toutes les applications hébergés mais également tous les flux impactés et donc des applications connectées qui n’auront plus le fonctionnement nominal.
- La création des référentiels est pérenne et permet de capitaliser les informations sur les applications critiques. « L’identification des personnes en charge est déjà une information très utile… »
- La gestion des accès à différentes échelles (établissement ou commun) et en fonction de la nature de l’information, permet de saisir toutes les données utiles tout en assurant la confidentialité des données techniques sensibles.
- Les tableaux de bord sont interactifs et l’on passe directement des graphiques aux données détaillées. Cette interaction donne des clés d’accès intuitives aux décideurs qui alternent entre vue d’ensemble et exploration avancée d’un sujet.
- Nous répondons facilement à des questions métiers comme celle posée récemment par le ministère « Quelles sont les applications dont les bénéficiaires sont les étudiants et apprenants ? » Nous construisons la requête graphiquement et nous exportons les résultats au format Excel très simplement.
- Nous rationnalisons les coûts à la fois en gérant les obsolescences et en mutualisant les services. Par exemple 90 % des candidatures en Master sont désormais gérées de manière commune.
L'astuce "en chemin"
La prise en main de l’outil est très simple et très ergonomique. Cela nous a amené à réduire le volume de formation.
Nous concentrons nos efforts de transfert de compétence sur les utilisateurs avancés et les référents des établissements
Dominique FIQUET
Pour maîtrise les coûts du SI, nous utilisons des cartes avec les serveurs dont l’OS n’est plus maintenus, ou bien une carte avec des composants logiciels qui ne sont plus à jour. Cela permet d’expliquer aux décideurs (DSI, politique, chef de service) les coûts cachés qui ne leur sont pas visibles.
Dominique FIQUET – Urbaniste et cartographe du système d’information.
Une capitalisation de la connaissance du SI et la contribution à son évolution
La mise en place de myCarto a permis à l’Université Paris-Saclay d’améliorer la gouvernance et la mutualisation de son SI, malgré un contexte organisationnel complexe.
L’unification de la cartographie du SI a apporté des gains immédiats en termes de visibilité, d’anticipation des impacts et de prise de décision.
Avec un référentiel unique et partagé, Paris-Saclay pose les bases d’une gouvernance SI plus efficace et agile, permettant une meilleure collaboration entre établissements et une rationalisation progressive des services numériques.
Je pense que c’est une erreur « stratégique » de ne pas dédier du temps à la capitalisation en pensant qu’on le fera « quand on aura le temps ». Or avec le flux quotidien, ce temps n’arrive jamais. Il faut absolument planifier le travail de documentation. Sinon on doit compenser en mettant ponctuellement les bouchées doubles ou en faisant appel à des externes.
Jean-Marc ROUSSEL – Enseignant Chercheur et Référent Cartographie pour l’ENS Paris Saclay
Informations complémentaires sur le cas client
- (1) – Site internet de l’Université Paris Saclay
- (2) – Shangai Ranking – fiche détaillée pour l’Université Paris Saclay
